Quando um contribuinte é autuado em processos administrativos na área tributária, a qualidade das provas contábeis que possa apresentar como contestação é de extrema importância para auxiliar em sua defesa.
Em todo processo administrativo fiscal, temos três frentes que podemos considerar:
- A do Acusador: geralmente um Auditor Fiscal, descrita no lançamento, notificação e/ou auto, com provas;
- A de Defesa do Contribuinte: com provas, para contestar a devida acusação.
- A do Julgador: normalmente gerada por suas convicções adquiridas na análise das provas apresentadas pelas partes envolvidas no processo.
Nessa linha, fica muito claro que apresentar provas fortes, aumentam as chances de eliminar o processo ou ao menos diminuir eventuais efeitos de um resultado desfavorável.
Ao apresentar as provas de forma clara, o acusado demonstra boa vontade e transparência o que aumenta e muito as chances da verdade prevalecer.
O contribuinte que alega, mas não prova, inválida seus argumentos que não serão aceitos por não estarem devidamente comprovados. Não provar e apenas argumentar é apresentar uma alegação vazia, sem elementos objetivos que possam conduzir a verdade na análise do julgador.
A prova nada mais é do que a apresentação de documentação aceita pelo Fisco, que comprova o lançamento contábil dos recursos movimentados.
O que vemos muito acontecer, são empresas de pequeno e médio porte darem pouca importância aos documentos que demonstrem sua movimentação financeira.
É preciso ter um mínimo de formalização, não só para fazer prova futura para eventuais fiscalizações, mas também para o controle interno, prevenindo fraudes e desvios, evidenciando desajustes e necessidade de correção do rumo da empresa.
Recomendamos que toda e qualquer movimentação financeira tenha o documento que identifique o tipo de operação realizada, de quem veio e para quem foi o destino dos recursos, a data e o responsável interno pela autorização da movimentação.
Com essa coleta de documentos no momento da movimentação financeira, e o seu respectivo registro contábil, as provas ficam para “eternas” e poderão ser apresentadas a qualquer tempo, não expondo o Contribuinte a fragilidades para descrever sua verdade dos fatos, quando solicitado.
O contribuinte precisa manter a documentação sobre seus recebimentos e pagamentos no mínimo por cinco anos, que é o prazo de prescrição fiscal.
Veja a relação de documentos para pessoa física:
- Informes de rendimentos das fontes pagadoras;
- Documentos das deduções com previdência social pública e/ou privada;
- Comprovantes do Livro Caixa de autônomos;
- Notas Fiscais de deduções de despesas de instrução;
- Recibos de Autônomos e Notas Fiscais de Serviço de Médicos, Dentistas, Clínicas, Hospitais, Boletos pagos de Planos de Saúde e todos os demais comprovantes com despesas médicas dedutíveis;
- Comprovação de pagamento de pensão alimentícia, inclusive com cópia da decisão judicial.
Para pessoa jurídica, deverá enviar no mês seguinte ao seu Contador de confiança, a documentação, comprovando origem e destino de todas as movimentações financeiras de recebimentos e pagamentos do mês anterior.
O Contador deverá realizar o registro técnico das transações efetuadas e a organização de arquivo adequado para exibição das provas, quando solicitado.
Convencer o Fiscal de não autuar é uma tarefa desafiadora. Ainda mais difícil, o Julgador
reverter a autuação em favor do Contribuinte.
O contribuinte como pessoa física ou jurídica, precisa ter consciência de que é absolutamente necessário adotar procedimentos menos informais no ato de aquisição de bens e serviços e, que é imprescindível pedir sempre o documento fiscal ao fornecedor de produtos ou ao prestador de serviços.
O documento que comprova a transação deve ser cuidadosamente registrado, guardado e preservado para que possa estar intacto e apto a servir de prova, quando for necessária a sua utilização como meio de exibir a verdade e pedir justiça.
Pequenas atitudes no dia a dia podem evitar grandes prejuízos e considerável perda de tempo no futuro.
O Contador é seu principal aliado nessa mudança de cultura. Consultá-lo regularmente, poderá evitar as consequências do natural desconforto de qualquer notificação ou visita do Fisco.
Formalize suas transações, documentando todas elas. Garantimos que essa gestão, trará muitas vantagens e facilidades se eventualmente no futuro você precisar.
