O recolhimento de tributos não é a única coisa que as empresas precisam cumprir. As obrigações contábeis, fiscais e previdenciárias, vão muito além disso. Os empresários precisam se responsabilizar por uma série de “deveres” para manter-se em situação regular e evitar colocar em risco os negócios. Todas as Pessoas Jurídicas, independentemente do seu enquadramento jurídico ou forma de contribuição perante o Imposto de Renda, devem assumir alguns compromissos ante a Legislação Comercial, o Fisco, o Ministério do Trabalho e a Previdência Social. Elas podem ser chamadas de “obrigações comuns”.
Podemos dizer também que há as obrigações “especiais”, atribuídas de acordo com a classificação na qual as empresas se enquadram (Lucro Real, Lucro Presumido, Simples Nacional, PJs isentas, PJs imunes ou organizações dispensadas).
E não podemos deixar de citar as bem específicas, como as normas para as indústrias e as regras para autônomos e profissionais liberais.
Sabemos que a lista de encargos é bem extensa e por isso, sempre gera muitas dúvidas. Decidimos listar aqui as principais obrigações contábeis, fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas.
Regularização da empresa
O primeiro passo e, portanto, a primeira obrigação que permitirá o início do funcionamento consiste em fazer com que a empresa esteja legalmente constituída. Infelizmente, não se trata apenas de estar de portas abertas pronto para começar a produzir ou prestar serviços.
Abertura: quadro societário, regime tributário, CNPJ, NFs
A regularização de um empreendimento não implica em simplesmente ter um CNPJ, mas na definição do quadro societário, no registro em todos os órgãos envolvidos, na solicitação de acesso a emissão de Notas Fiscais.
E mais: Há ainda a determinação da atividade econômica (CNAE) e a decisão sobre o regime tributário – que define o total de impostos que a empresa deverá pagar – que são duas etapas fundamentais.
Contrato Social
Também uma obrigatoriedade, o contrato social trata-se da certidão de nascimento de uma empresa. Esse documento estabelece as condições de funcionamento do negócio, o acordo entre os sócios e detalha pontos importantes, como a participação, a administração, a distribuição de lucros e a deliberação entre os sócios.
Contabilidade
Muitas pessoas não sabem, mas a contabilidade é obrigatória por lei para as pessoas jurídicas. Responsável por controlar o patrimônio e gerenciar os negócios, além de fazer com que a empresa atenda as necessidades do Fisco, ela também pode auxiliar no controle financeiro e econômico e ser uma ótima ferramenta de planejamento e gestão do negócio.
OBRIGAÇÕES CONTÁBEIS
Balanço Patrimonial
Com a exceção dos Microempreendedores Individuais (MEI), todas as empresas são obrigadas a apresentar o balanço patrimonial. Esse documento é um demonstrativo contábil completo de todos os bens adquiridos e as despesas pagas pela empresa.
O balanço mostra a posição patrimonial e financeira da empresa e deve ser feito anualmente.
Livros e SPED Contábil
O Livro Diário é uma das obrigações contábeis das empresas, juntamente com o Livro Razão. O primeiro serve para registrar as operações da empresa no dia a dia. O Livro Razão, por sua vez tem a finalidade de demonstrar a movimentação analítica das contas escrituradas no diário e constantes no balanço.
A boa notícia, porém, é que atualmente, tanto esses livros quanto os balancetes, balanços e fichas de lançamento podem ser enviados de forma eletrônica através do SPED Contábil. O Sistema Público de Escrituração Digital é obrigatório para empresas que tributam pelo Lucro Real.
OBRIGAÇÕES FISCAIS E TRIBUTÁRIAS
IRPJ
O Imposto de Renda para Pessoa Jurídica é um tributo que incide diretamente sobre a arrecadação das empresas. Ele é recolhido pela Receita Federal e tem diferentes tipos de tributação: lucro real, lucro presumido, lucro arbitrado.
IRRF
O Imposto de Renda Retido na Fonte (também conhecido como IRF) é uma obrigação tributária principal na qual a PJ ou equiparada deve reter do beneficiário da renda o imposto correspondente de acordo com os termos estabelecidos pelo Regulamento do Imposto de Renda.
DIRF
A DIRF é a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte. Essa obrigação acessória não depende do tipo de tributação perante o IRPJ e serve para que a fonte pagadora – no caso, as empresas – informem à Receita sobre a retenção e a identificação do beneficiário .Assim como em todas as outras declarações obrigatórias, o atraso ou a ausência do envio repercutem na aplicação de multas.
DCTF
As empresas que recolhem pelo Lucro Presumido e Lucro Real estão obrigadas a fazer a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais. A sua função é informar à Receita todos os dados referentes aos valores devidos de vários tributos e contribuições federais e aqueles utilizados na sua quitação.
ECF
A Escrituração Contábil Fiscal é um dos braços do SPED, o sistema digital que simplifica o envio, o arquivamento e a validação das obrigações tributárias.ECF foi implantada a partir do ano-calendário 2014 e interliga os dados contábeis e as informações fiscais relacionadas à apuração do IRPJ e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
SPED Fiscal ICMS/IPI
Os contribuintes de Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) possuem uma série de obrigações acessórias ao Fisco. Para que esse processo fique mais simples, criou-se o SPED Fiscal ou Escrituração Fiscal Digital (EFD).Trata-se de um arquivo digital no qual se deve registrar os documentos fiscais referentes aos demonstrativos de apuração do ICMS, IPI e outros dados relevantes.
DASN
A Declaração Apuração da Arrecadação do Simples Nacional é uma obrigação das empresas enquadradas nesse regime. Mesmo que não tenham faturado, elas devem apresentar a DASN anualmente com o resultado de todas as operações realizadas.
Declaração de inativa
Uma empresa inativa também tem obrigações contábeis, fiscais e previdenciárias a cumprir. Empresas que tributam pelo Lucro Presumido, por exemplo, mas que não realizam operações ou não tiveram faturamento estão obrigadas a entregar a Declaração de Inativa. Ela deve ser enviada anualmente e o seu atraso ou falta de envio resulta em multa.
OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIAS
Pró-labore
Além das obrigações contábeis e fiscais, existem também as trabalhistas e previdenciárias. O pró-labore é o “salário dos sócios”. Normalmente ele é definido no contrato social e sobre esse valor deve ser retido um percentual de 11% referentes ao INSS.
Folha de pagamento
Além de estar obrigado a pagar os salários e as férias seguindo as regras base para esses cálculos, é preciso fazer a folha de pagamento. Um documento fundamental da empresa, ela comprova o pagamento dos salários aos funcionários e atesta o recolhimento de impostos, INSS e verbas trabalhistas.
GFIP
É a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social. Ela é obrigatória a todas as pessoas jurídicas e equiparadas, inclusive para aquelas que não possuem empregados e não recolhem para o FGTS.Desde 1999, a GFIP substituiu a Guia de Recolhimento do FGTS (GRE). Ela é muito importante, pois é a partir do seu envio que são geradas as guias de pagamento do FGTS e do INSS.
Pagamento de guias sociais com valor de INSS e FGTS
Do mesmo modo que em relação às obrigações fiscais há pagamento dos impostos, diante das obrigações trabalhistas o empresário deve realizar o pagamento das guias sociais, referentes ao valor do INSS e do FGTS.A guia do INSS é constituída por retenções sobre a folha de pagamento e valores de contribuições patronais e terceiros.
RAIS
Para fornecer ao Ministério do Trabalho informações sobre as relações de trabalho e acerca do mercado no qual estão inseridas, as empresas estão obrigadas a fazer a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).Essa declaração deve ser entregue todos os anos, e mesmo quem não possui funcionários deve enviá-la – neste caso chama-se RAIS Negativa. O documento é utilizado para fins estatísticos e no cálculo de crédito e pagamento do abono anual do PIS aos empregados.
CAGED
O Cadastro Geral dos Empregados e Desempregados é mais uma obrigação trabalhista. Ele serve para informar ao Ministério do Trabalho todas as movimentações no quadro de empregados do empreendimento. Todas as demissões, admissões e transferências de funcionários contratados pelo regime da CLT devem ser mensalmente informadas por meio eletrônico.
DIRF
A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte está citada outra vez porque as retenções de IR podem atingir também os funcionários e os demais serviços tomados pela empresa. Por essa razão, ela é uma obrigação acessória ligada tanto à área trabalhista, quanto à área fiscal.
Informes de Rendimentos Financeiros – PF e PJ
Após a entrega da DIRF, o empreendedor (fonte pagadora) está obrigado a fornecer os Informes de Rendimentos referentes aos valores pagos à pessoa Física ou Jurídica que estejam sujeitos à retenção do imposto de renda retido na fonte.
No caso dos funcionários, por exemplo, esse documento permite que seja feita corretamente a Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Física.
Programas estabelecidos pelo Ministério do Trabalho: PPRA e PCMSO
Apesar de ser de carácter diferente, a elaboração e a implementação de alguns programas específicos também são obrigações associadas à questão trabalhista e definidas por Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho.
O Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) objetiva promover e preservar a saúde das pessoas que trabalham em empresas. O Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) também tem o objetivo de proteger a saúde e a integridade dos funcionários.
Contudo, nesse caso ele serve para antecipar, reconhecer, avaliar e controlar riscos ambientais existentes ou iminentes, considerando a preservação do meio ambiente e dos recursos naturais.
Rotinas que garantem o sucesso dos negócios
Além de cumprir todas as obrigações fiscais, contábeis, tributárias, trabalhistas perante o governo, as empresas também precisam cumprir rotinas indispensáveis à sua, digamos, “saúde”. A gestão financeira é uma das tarefas fundamentais em uma empresa e deve ser uma preocupação diária. Nessa linha, a contabilidade de custos desempenha um papel fundamental e os cálculos nela envolvidos também podem ser utilizados como uma ferramenta de apoio para decisões. Além do controle dos custos, dos gastos e das contas a pagar e a receber, também é necessário assegurar a manutenção de rotinas operacionais. Os profissionais de contabilidade que têm conhecimento amplo sobre todas as obrigações de uma empresa, são fundamentais neste processo. Lembre-se sempre de contar com um profissional especializado para contribuir para o crescimento da sua empresa.
