Essa é uma exigência que muitas vezes o empreendedor não está atento.
Muitos pensam que não é obrigatória a entrega dos extratos que comprove a movimentação bancária, mas isso é um grande erro.
Toda a documentação bancária deve ser mandada para a contabilidade mensalmente. Não só os extratos, mas os documentos que comprovem cada débito e cada crédito.
Veja alguns exemplos sobre a importância dos extratos bancários da sua empresa e os problemas que podem ocorrer pela ausência de seus envios.
1) Depósitos sem a devida comprovação da receita (emissão de NF, duplicatas, etc.) são considerados pela legislação como receita omitida, o que pode ocasionar severas penalidades para a empresa e para os sócios.
Por outro lado, a saída de dinheiro da conta corrente, sem o devido esclarecimento sobre seu destino, será considerada retirada de Pró-Labore, ocasionando na taxação dos sócios na pessoa física, por se tratar de uma receita tributável.
2) Toda pessoa jurídica deve manter a sua conta bancária exclusivamente com os movimentos da Pessoa Jurídica, sem misturar, seja por qualquer motivo, com o movimento particular dos sócios.
3) Todos os cheques devem estar relacionados ao comprovante da obrigação paga.
Valores depositados devem estar relacionados aos valores de venda à vista, duplicatas de clientes e outros valores recebidos.
Esses são apenas alguns exemplos para demonstrar que os extratos bancários de todas as contas mantidas pela empresa são indispensáveis para a contabilidade.
Os extratos e documentos bancários devem ser entregues ordenados por data, após o encerramento de cada mês, até o 5º dia do mês seguinte.
Outro ponto de muita atenção é se a empresa for enquadrada no Simples Nacional. A ausência de escrituração da movimentação financeira, inclusive bancária, pode acarretar o desenquadramento deste regime de tributação, e pode ser requerido pela própria Receita Federal, como se pode observar no artigo 29, inciso VIII, da LC nº 123/06:
Art. 29. A exclusão de ofício das empresas optantes pelo Simples Nacional podem ocorrer quando:
VIII – houver falta de escrituração do livro-caixa ou não permitir a identificação da movimentação financeira, inclusive bancária.
Caso ocorra o desenquadramento de ofício pela ausência de escrituração da movimentação financeira, inclusive bancária, a exclusão acontecerá a partir do próprio mês em que incorridas, ou seja, pode ser retroativa. Além disso, o desenquadramento por este motivo impede a opção pelo regime diferenciado e favorecido desta Lei Complementar pelos próximos 3 (três) anos-calendário seguintes.
Para evitarmos transtornos com órgãos fiscalizadores e estar em dia com a lei, os extratos bancários são o parâmetro de confiança quando falamos de valores que entraram e/ou saíram da empresa: todos tendo origem e destino oficiais; estando em ordem, não há o que temer.
Uma boa solução para agilizar esse processo, é que os clientes habilitem um usuário no banco (apenas para consulta) e o próprio escritório contábil acesse o extrato diretamente. Assim, o empresário não tem esse trabalho e evita esquecer dos envios mensais obrigatórios.
Lembrando que os contadores têm a obrigação de manter a contabilidade dos seus clientes em dia. Para isso, precisam de documentos oficiais e regularizados, pois caso contrário, os balanços emitidos pela contabilidade não são válidos e isso pode gerar multas.
Se você quiser saber mais sobre o assunto, nosso escritório está à disposição para esclarecer as suas dúvidas.
