Emitir nota fiscal pode ser um desafio para muitas empresas, porém é de extrema importância para empresas que desejam operar dentro da legalidade no Brasil. Além de comprovar a venda de um produto ou a prestação de um serviço, a emissão da nota fiscal é essencial para manter a empresa em conformidade com as exigências fiscais e garantir segurança para o cliente.
No entanto, muitos empreendedores ainda têm dúvidas sobre como fazer isso corretamente, quais erros devem ser evitados e como manter esse processo organizado. Neste artigo, vamos te explicar tudo o que você precisa saber sobre o assunto.
O que significa emitir nota fiscal?
A emissão da nota fiscal é o ato de registrar uma transação comercial — venda de produto ou prestação de serviço — junto à Receita Federal ou às Secretarias da Fazenda dos estados e municípios. Dessa forma, é possível garantir a legalidade da operação, além de permitir o recolhimento correto dos tributos.
Há diferentes tipos de notas fiscais, como:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): usada para venda de produtos.
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): usada para prestação de serviços.
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): usada no varejo, no lugar do cupom fiscal.
Uma dica extra: Verifique qual tipo de nota fiscal se aplica ao seu negócio. Logo, para PJs, a NFS-e é a mais comum, mas isso pode variar de acordo com o tipo da sua empresa.
Por que é importante?
A nota fiscal é um documento fundamental tanto para a empresa quanto para o consumidor. Dessa forma ela:
- Evita problemas com o Fisco;
- Comprova receita e facilita acesso a crédito;
- Reforça a credibilidade da empresa;
- Garante os direitos do consumidor em trocas e devoluções;
- Contribui para a saúde financeira e organização contábil do negócio.
Erros comuns ao emitir nota fiscal
Apesar de ser uma prática obrigatória, muitas empresas cometem falhas na hora de emitir notas fiscais que podem gerar problemas. Sendo assim, veja os principais erros e como evitá-los:
- Preencher dados incorretos
Informações como CNPJ, razão social e endereço do cliente devem estar corretas. Um erro simples pode invalidar a nota. - Tributação errada
Cada produto ou serviço tem uma forma específica de tributação. Logo, aplicar o imposto de forma incorreta pode gerar autuações e prejuízos. - Não emitir nota para todas as vendas
Algumas empresas negligenciam transações menores, o que configura sonegação fiscal, e é crime. - Desorganização no armazenamento
Não guardar as notas fiscais emitidas pode causar dor de cabeça em fiscalizações. Por isso é obrigatório manter esses documentos arquivados pelo prazo legal (geralmente 5 anos). - Emitir notas fiscais com CNAEs diferentes da atividade exercida
O Código Nacional de Atividades Econômicas precisa estar compatível com o que está sendo faturado. Caso contrário, o risco de penalidade aumenta. - Tributação inadequada (ISS, ICMS, PIS/COFINS)
Cobrar o imposto errado ou deixar de destacar um tributo específico pode gerar encargos e passivos fiscais futuros. - 7. Ausência de integração entre sistemas
Emitir nota fiscal manualmente, sem um sistema de gestão, aumenta o risco de erro humano e retrabalho.
Como organizar o processo de emissão
Manter um processo organizado para emitir nota fiscal exige disciplina e ferramentas adequadas. Logo anote algumas dicas que podem ajudar:
- Utilize sistemas de emissão integrados à contabilidade;
- Treine sua equipe sobre a importância de preencher as informações corretamente;
- Faça auditorias periódicas nos documentos fiscais;
- Mantenha um calendário de obrigações fiscais atualizado;
- Classifique os produtos e serviços de acordo com a tabela NCM ou CNAE correta.
Escolha um sistema de emissão de notas fiscais
Atualmente, existem várias opções de sistemas para emitir notas fiscais, desde plataformas gratuitas até pagas agos. Algumas das mais utilizadas são:
- Emissor gratuito da SEFAZ: Disponível em alguns estados como SEFAZ SP.
- Emissor gratuito no Governo
O papel do contador na emissão de nota fiscal
Por fim, ter um um contador experiente é fundamental para garantir que sua empresa emita notas fiscais da forma correta. Esse profissional vai:
- Indicar os códigos fiscais e tributos corretos;
- Ajudar a definir o melhor regime tributário;
- Garantir que os lançamentos estejam de acordo com a legislação;
- Evitar autuações e multas;
- Organizar os registros fiscais para facilitar a gestão financeira da empresa.
Com o apoio de um escritório contábil especializado. Na Assescont, você pode focar no crescimento do seu negócio enquanto especialistas cuidam das obrigações fiscais com eficiência e segurança.
